Oletusasetukset
Pääkuva
Käytön yhteydessä hyödynnetään tiettyjä yleisiä perustietoja, joiden määrityksiä käytetään oletuksena eri toiminnoissa

Oletusasetuksien hallinnointi

Vasemmasta valikosta klikataan Asetukset –linkkiä, niin saadaan näkymä, jonne perustietoja voi luoda.

Uuden näkymän yläreunassa on valikkorivi, josta perustietoja päivitetään

Myös uusien lisäykset tehdään eri näkymien Lisää tili/tuote/julkaisu/jne. -painikkeilla

Päävalikosta valittava Asetukset -toiminnot
Asetuksien päävalikko

Tilaustuotteet

Tilaustuotteet –välilehdellä on Lisää tilaustuote –painike, jolla asiakkaille myytävät yksittäiset tuotteet lisätään

Listauksen sarakkeiden otsikoita klikkaamalla voi tiedot järjestää uudelleen (esim. a-ö, ö-a).

Olemassa olevia tuotteita voi hakea valitsemalla hakukriteerin ja jollain merkkihaulla, esim.
- syöttämällä Hakuehto –kenttään aa ja
- klikkaamalla Hae –painiketta
saa tuotelistauksen näkyviin.

Tuotenumeroa klikkaamalla aukeaa kyseisen tuotteen lisätiedot.

Tuotteen käsittely/lisääminen –näkymissä hallinnoidaan asiakkaille myytävät yksittäiset tuotteet.

Lomakkeelle lisätään tuotteen perustietoja, kuten
- liitokset Tuoteryhmään ja Kampanjaan
- Hinta ja Tili -tiedot
- Tilaustyyppi ja Kesto
- Digitiedot
- Tuotteen käyttöajat

Tilaustyyppi tarvitaan, mikäli tuote halutaan mukaan mm. Postituslistoille (Kesto/Määräaikainen).

Tuotteen voi myös piilottaa näkyvistä hakuvalintoja tai uutta tilausta tehtäessä.

Tuotteelle on määriteltävä Valittavissa aikavälillä aikarajaus
- Jos tuote halutaan olevan aina valittavissa, tulee päättymispäivämäärän olla riittävän kaukana tulevaisuudessa (esim. 31.12.2050)

Tuotteelle määritellään myös Tilaus mahdollinen aikavälillä aikarajaus, joka rajaa sen käytettävissä olevan tilausjakson
- Yksittäisen tilauksen alku- ja loppupäivät tulee mahtua annetun aikarajoituksen sisään
- Mikäli tuote halutaan olevan aina valittavissa, tulee päättymispäivämäärän olla riittävän kaukana tulevaisuudessa (esim. 31.12.2050), koska ’toistaiseksi voimassaolevaa’ tuotetyyppiä ei ole käytettävissä

Digipalvelu –kentän avulla tuotteita voi ryhmitellä saman Digipalvelu-ryhmän alle. Digipalveluissa voidaan tutkia onko tilaajalla aktiivisena tiettyä Digipalvelua ja täten näyttää mm. www-sivun sisältö sen mukaan

Yksittäisen Tilaustuotteen voi tarvittaessa kopioida uuden tuotteen pohjaksi Kopioi tuote –painikkeen avulla

Olemassa olevia tuotteita voi poistaa klikkaamalla Poista -painiketta

Tilaustuotteissa määritellään myös tarvittavat poikkeustuotteet, kuten esim.
- Vapaakappale (lehden ilmainen näytenumero)
- Tarkistuskappale (ilmoitusasiakkaalle)
- Valmistuslisä (ilmoitusmyyntiä varten)

Esim. Tarkistuskappale on yksittäinen tilaus (yhden lehden mittainen), joka lisätään asiakkaalle, jolloin ko. lehti jaetaan normaalin lehden postituksen yhteydessä.

Listaus Tilaustuotteista ja niiden hakukriteereistä
Tilaustuotteen määrityksiä
Poikkeavat tilaustuotteet

Tilit

Tilit –välilehdellä on Lisää tili –painike, jolla laskutuksessa käytettävät, yksittäiset kirjanpidolliset tilitiedot lisätään
- Tilaus-/Myyntituotteilla käytetään tässä määriteltyjä tilitietoja

Tilinumero sarakkeen numerotietoa klikattaessa avautuu kyseisen tilin lisätiedot muokattavaksi/poistettavaksi.

Palvelussa käytetään Suoriteperusteista kirjapitoa, jossa
kulut ja tulot kirjataan kirjanpitoon sen mukaan milloin kulut syntyvät eli laskupäivän perusteella
- esim. myyntilasku, joka tehdään tammikuun lopussa ja maksetaan maaliskuun alussa
- Tämä myynti näkyy tuloslaskelmassa suoriteperusteisesti tammikuussa (eikä maaliskuussa kuten maksuperusteisesti)

Suoriteperusteisessa kirjanpidossa kulu kirjataan
- laskupäivän mukaan kulutilin debetiin ja ostovelkojen kreditiin
- Myöhemmin, kun lasku maksetaan kirjaus menee pankkitilin kreditiin ja ostovelkojen debettiin
- Maksun yhteydessä ostovelat siis nollautuvat

Myyntien osalta kirjaukset menevät samalla logiikalla, mutta debet ja kredit ovat vaan päinvastaiset
- Myyntilasku kirjataan laskun päivämäärän mukaan kreditiin (esim. 1502 Lehtitilaussaamiset TaikaVakka) ja myyntisaamisten (saamiset asiakkailta) debetiin (esim. 30090 Suomi vuositilaus TaikaVakka alv 10% ja 2470 Myynnin 10% ALV-velka)
- Myöhemmin, kun asiakas suorittaa laskun pankkitilille, kirjaus menee pankkitilin debetiin (esim. 1710 Nordea) ja myyntisaamisten kreditiin (esim. 1502 Lehtitilaussaamiset TaikaVakka)
- Suorituksen yhteydessä myyntisaamiset siis nollautuvat

Tilien listaus
Mallitilejä tiliöintiin
Tilin määrityksiä
Tiliöintimalli laskulla

Viestipohjat

Viestipohjat –välilehdellä lisätään laskujen sähköpostilähetyksessä käytettävät viestipohjat
- Oletusviestejä voi lisätä useammalle eri lehdelle (6)
- Valmiit viestipohjat voi lisätä Laskulle, Maksumuistutus #1, Maksumuistutus #2 ja Hyvityslaskulle

Viesti -kentän kokoa voi laajentaa oikeasta alakulmasta kursorilla vetämällä

Ohjelma valitsee automaattisesti oikean sähköpostiviestin riippuen minkä lehden lasku on kyseessä ja mikä on kyseisen laskun muoto

Sähköpostiviestin sisältö laskun lähettämiseen
Sähköpostiviestien sisällöt maksumuistutuksien ja hyvityslaskun lähettämiseen

Maksumuistutukset

Maksumuistutukset –välilehdelle lisätään halutut tekstitykset, mitkä lisätään Maksumuistutuksien #1 ja #2 laskupohjiin automaattisesti

Tekstitykset voivat vaihdella lehtikohtaisesti
- Oletustekstit voi lisätä useammalle (6) eri lehdelle

Maksumuistutustekstien määrittely laskuille

Kanavat

Kanavat –välilehdellä määritellään kanavat, joiden alle myyntituotteet ryhmitellään.

Määritellyt kanavat sidotaan ohjelmaan koodattuihin kanavatyyppeihin, koska eri kanavilla on erityyppisiä ominaisuuksia esim.
- lehdillä olevat palstamillimetrit
- radiomainoksilla CPM-arvo
- tai Lehti-kanavalla julkaisut ovat lehtien numeroita, mutta Radio-kanavalla julkaisu voi olla vuosikohtainen

Kanavat erotellaan kentän listauksessa pilkuilla esim. LEHTI,UUTISKIRJE,RADIO

Kanavan voi nimetä myös lehtikohtaisesti esim. TaikaNakka,TaikaVakka

Lisäksi määritellään Lehti-tyyppisen kanavan ilmoitusosastot
- Jokainen kanavan ilmoitusosasto kirjoitetaan omalle rivilleen puolipisteillä eroteltuina
- Uusi ilmoitusosasto lisätään muodossa: Kanavan nimi;ilmoitusosasto;hinta esim. LEHTI;etusivu;1,55

Eri kanavien määrityksiä
Ilmoitusosastojen määrittäminen

Myyntituotteet

Myyntituotteet –välilehdellä on Lisää –painike (oikea yläkulma), jolla asiakkaille myytävät yksittäiset myyntituotteet lisätään

Myyntituote on sovelluksessa myytävä asia, esim. lehden etusivun mainos/ilmoitus

Myyntituotteelle lisätään siihen liittyviä perustietoja, kuten
- Kanava ja Julkaisu, jossa se esitetään
- Ryhmä ja Nimi, esim. ilmoitusosio ja sen palstakoko (1x10 ppm)

Lisäksi voidaan liittää oletuskäsittelijä, joka saa tiedon mm. aineistojen tulosta.

Jo luotuja myyntituotteita pääset katsomaan ja muuttamaan klikkaamalla Numero –sarakkeen numeroa.

Myyntituotteiden listaus
Myyntituotteen määrityksiä

Paketit

Paketit –välilehdellä on Lisää –painike, jolla yksittäisistä myyntituotteista voidaan muodostaa erillishinnoiteltuja tuotepaketteja

Jo luotuja paketteja pääset katsomaan ja muuttamaan klikkaamalla Numero –sarakkeen numeroa

Myyntituote lisätään valitsemalla yksittäin/kaikki vasemmasta laatikosta ja siirtämällä yksittäin/kaikki oikeanpuoleiseen laatikkoon välissä olevilla nuolilla

Yksittäisiä myyntituotteita voi tarvittaessa kopioida Monista –painikkeen avulla
Esim. sama myyntituote useammassa eri lehdessä

Pakettien listaus
Pakettien määrityksiä

Julkaisut

Julkaisut –välilehdellä on Lisää –painike, jolla yksittäisistä julkaisuja voidaan muodostaa eri kanavia varten

Julkaisu on tuote, jossa mainos/ilmoitus esitetään: lehti, radiomainos, uutiskirje, www-sivu tms.

Julkaisulle määritellään mm. siihen liittyvä
- Kanava
- Numero ja Ilmestymispäivä
- Aineiston viimeinen käsittelypäivä

Julkaisuja pääsee muuttamaan/poistamaan klikkaamalla Nimi –sarakkeesta löytyvää yksittäistä nimeä.

Valmiin julkaisun (PDF tiedosto) voi ladata palveluun, jolloin se tulee välittömästi näkyviin OmaPalveluun kaikille ko. julkaisun tilanneille asiakkaille ja/tai kaikille niille, jotka ovat siihen ostaneet mainos-/ilmoitustilaa

Julkaisujen listaus
Eri kanavien Julkaisujen määrityksiä

Irtonumerot

Irtonumerot –välilehdellä lisätään lehtien irtonumeroiden saajat
- vain postituslistaan ja
- tilaus- ja asiakasnumeroksi asetetaan 999999

Irtonumeroiden lisäyksessä syötetään jokainen lehden irtonumero omalle rivilleen
- Puolipisteillä eroteltuina muodossa:

Lehden nimi;
Lehden ilmestymispäivä;
Nimi (Suku- ja etunimi);
Yritys;
Katuosoite;
Katunumero;
Porras;
Huoneisto;
Postinumero;
Postitoimipaikka

Irtonumeroiden saajatietojen tallennus
Irtonumeroiden osoitelistaus postituslistalla

Vastaanottoilmoitukset

Vastaanottoilmoitukset –välilehden listauksen avulla vertaillaan vastaanotetut valtuutukset asiakasrekisteristä löytyviin asiakaskortteihin

RI-sanomassa saadut Vastaanottoilmoitusten koodit ovat
0 = Lisäys
1 = Muutos
2 = Poisto

Tarvittaessa päivitetään asiakkaan IBAN/BIC tiedot asiakaskortin Laskutustietoihin

Käsittele vastaanottoilmoitukset –painikkeella muutokset päivittyvät vertailulistaukselle

Oletuksena näitä vastaanottoilmoituksia haetaan palveluun 6 h välein.

Vastaanottoilmoitusten listaus
Asiakaskortilta löytyvät Laskutustiedot

Muut asetukset

Muut asetukset –välilehdellä voi lisätä mm.

Valikkoihin erilaisia Asiakasryhmiä ja Asiakasrooleja, jotka
- näkyvät Asiakaskortin valintalistalla
- ovat käytettävissä erilaisissa hakulistauksien koostamisessa

Valikosta Katkaisun syy valittava vaihtoehto merkitään Tilaukselle, kun tilaus peruutetaan

Haut -näytöllä huomioitavat katkaisun syyt mitkä sisältyvät valikon hakuehtoon: KAIKKI, PAITSI ASETUKSISSA MÄÄRITELLYT

Asiakkaiden ryhmittelyn ja hakukriteerien määrityksiä
Asiakasryhmät hakuvalikoissa

Pääkäyttäjä

Pääkäyttäjä –välilehdellä voi palvelun Pääkäyttäjäksi nimetyt lisätä mm.
- yrityksen ja sen tuotteiden perustietoja
- uusia Lehtien tilaustapoja
- muuttaa Laskunumerosarjan alku- ja loppunumerointeja
- aktivoinnin Kampanja tuotteiden käyttöä varten
- rajoituksen tekstiviestien lkm/päivä
- määrityksen painotalon asettamalle jakelunippujen minimikoolle
- aktivoinnin Ilmoitusmyynti -toimintoihin ja niiden kenttien näkyvyyksiin
- aktivoinnin OmaPalvelun -toimintoihin

- Tiedostoja lähetettäväksi ylläpitäjälle esim. asiakastietoja massapäivitystä varten
- Tiedostoja noudettavaksi ylläpitäjältä esim. tarkastamista varten.

Sekä koostaa raportin Koko Asiakasrekisteri Exceliin + tilaus, lasku ja myyntitiedot –taulukkoon
- tuo KAIKKI, Poistettu 0=normaali / Poistettu 1=poistettu) , jonka avulla voidaan päättää mm. palvelusta pois siivottavat vanhat tiedot (kuten tupla-asiakaskortit

Ja muuttaa tiliöintien tilitietoja,
sekä lähettää/vastaanottaa palveluun liittyviä siirtotiedostoja

Pääkäyttäjän hallinnoimia määrityksiä
Ilmoitusmyynnin, OmaPalvelun ja ylläpidon raporttien määrityksiä ja toimintoja

Käyttäjät

Käyttäjät –välilehdellä Pääkäyttäjäksi nimetyt voivat lisätä uusia, muuttaa ja poistaa olemassa olevia TaikaTilaus –palvelun käyttäjiä

Käyttäjätunnus sarakkeen yksittäistä tunnusta klikattaessa avautuu sen tarkemmat tiedot

Käyttäjillä on palvelussa erilaisia Rooleja (esim. Myyjä/Käsittelijä) riippuen heidän tarvitsemista toiminnallisuuksista
- Myyjä roolissa olevat käyttäjätunnukset (myyjät) voidaan sitoa asiakaskortilla asiakkaisiin. Tällöin ko. asiakkaasta tulee Ilmoitusmyynnin asiakas
- Rekisterin ylläpitäjä ei kuulu mihinkään rooliin, vaan sallitut toiminnot asetetaan käyttöoikeuksilla

Erikoiskäyttöoikeus 'Vain postituslista' on tarkoitettu esim. lehden painon käyttöön
- Ei näytä muita toimintoja lainkaan
Postituslistojen hakuun jakelua varten

Käyttäjälle voi antaa tietyn tai satunnaisen salasanan, jonka hän voi itse muuttaa

Käyttäjän tiedot –näkymässä ylläpidetään olemassa olevia tunnuksia

Käyttöoikeudet eri toimintoihin aktivoidaan käyttäjäkohtaisesti
- Myös Ilmoitusmyynti sovellus lisätään käyttöön täällä.

Käyttäjän perustiedot täydennetään ensin ja valitaan hänen tarvitsemansa Rooli (esim. ilmoitusten Käsittelijä)
- Perustiedot pitää ensin tallentaa ennen kuin voi lisätä aktivoitavat toiminnot

Tarvittavat toiminnot lisätään Käyttöoikeudet –valikon avulla, josta voi liittää tarvittavat toiminnot valitsemalla sen/kaikki vasemman puoleisesta laatikosta ja siirtämällä sen/kaikki oikean puoleiseen laatikkoon välissä olevilla Nuolipainikkeilla (ja poistaa tekemällä päinvastoin)

Käyttäjätunnusten listaus
Tilaustoimintoja käyttävän määrittelyjä
Ilmoitusmyynnin toimintoja käyttävän määrittelyjä

OmaPalvelu

OmaPalvelu –välilehdellä määritellään asiakaskohtaiset asetukset lehti- ja ilmoitusasiakkaiden OmaPalvelun käyttöä varten

Oletusasetuksiin määritellään kirjautumiseen liittyen mm.
- Sovelluksen nettiosoite ja nimi
. Kirjautumisnäkymien otsikot ja muut ohjetekstit
- Oheistoimintojen ohjauslinkit
- Toimintoihin liittyvien viestien otsikot ja sisältötekstit

OmaPalvelun kirjautumiseen liittyviä asetuksia

Varhaisjakelu

Varhaisjakelu –näkymässä ylläpidetään varhaisjakelussa käytettävää osoitteistoa
- Osoitteisto päivitetään käyttöönoton yhteydessä ja tarvittaessa muulloinkin sähköisen tiedostosiirron avulla

Varhaisjakeluun liittyvät osoitteistot ja nippujen tiedot määritellään asetuksissa, kuten esim.
- Postin varhaisjakelurekisteri ja käytettävät piirinumerot
- Postin kimputusrekisteri
- SanomaManun varhaisjakelurekisteri ja käytettävät piirinumerot
- Vakioniput
- Varhaisjakelun reitit

- Päivitä nippunumerot koko asiakasrekisteriin
- Näytä nippujen koot
- Näytä nipulliset osoitteet
- Näytä nippujen koot tilauksellisista
- Näytä nippujen osoitteet tilauksellisista
- Näytä tilaukselliset osoitteet

Palveluun tullaan saadaan myös näkyviin Postin välittämät ilmoitukset esim. Jakeluhäiriöistä ja niiden kestosta, sekä
Ilmoitettua Postille asiakkaan ilmoittamat jakeluvirheet, kuten puuttuvan lehden, jonka Posti toimittaa asiakkaalle erilliskuljetuksena

Varhaisjakeluun liittyviä osoitteistoja
Osoitteistoihin liittyviä nippumäärityksiä