Etusivun -hakulistaukselta valitun asiakkaan koontisivun Laskut -osion kautta pääsee muokkaamaan/lisäämään Numero –sarakkeessa valitun yksittäisen laskun tietoja
Lasku
Asiakastiedot -näkymässä listatuista ja sen Laskut -osion Numero –sarakkeessa valitun yksittäisen laskun tietoja pääsee muokkaamaan/lisäämään
joko Kynä painikkeesta
1. Laskun tietoja
2. Maksajan tietoja
3. Laskulle voidaan sitoa Myyjä (aktivointi tehdään Pääkäyttäjän asetuksista)
tai sarakkeiden numeroita klikattaessa
4. Tuotteiden tietoja (TuoteriviID)
5. Tiliöinnin tietoja (TiliöintiID)
Tarvittaessa voi hakea tai lisätä uuden maksajan ja tuotteen, Sekä lisätä yksittäisiä tiliöintejä ja suorituksia (esim. käteismaksu)
-Mikäli laskulla ei ole suorituksia, ei Lisää tiliöinti suoritukselle -painiketta näytetä
- Laskutusajossa luotavien laskujen (tuoterivien) tiliöinnit (L) tehdään automaattisesti, mutta niitä voi tarvittaessa muuttaa (ennen laskun lähettämistä)
Tai liitää suorituksia, jotka eivät ole automaattisesti kohdentuneet pankkiaineiston käsittelyn yhteydessä (esim. viitevirheet)
Laskun käsittelyyn liittyvät toiminnot ovat
-Luo hyvityslasku
-Luo Maksumuistutus #1 ja/tai
-Luo Maksumuistutus #2
-Luo laskusta kopio
-Luo laskusta kopio ilman maksajan tietoja
-Tulosta lasku
-Lähetä lasku sähköpostilla
-Siirrä lasku toiselle tilaukselle
Mikäli tulee tarve palauttaa Avoin –tilassa (uusi) oleva lasku takaisin Laskutuspyynnöksi (esim. luotu laskuksi liian aikaisin)
- Tämä jo luotu lasku tulee erikseen Hyvittää
- Sen purkamisesta tehdään erillinen tukipyyntö, jossa asiakastuki palauttaa laskutuspyynnöt laskun luontia edeltäneeseen tilaan, jotta lasku voidaan luoda uudelleen
Laskun tulostaminen
Voi olla tarve tulostaa lasku esim. konttoriasioinnin yhteydessä
- Asiakas maksaa tilauksen/ilmoituksen paikan päällä
- Asiakas tarvitsee alkuperäisen laskun kopiona kirjanpitoa varten
1. Uuden tilauksen Laskutuspyynnöstä voi luoda asiakkaalle laskun/kuitin Tee laskutuspyynnöstä lasku –painikkeen kautta
Siirtymällä Laskut –näkymään ja hakemalla ko. laskun (esim. asiakasnumerolla) listaukselle ja klikkaamalla laskurivillä
- näkyvää Tulostin –ikonia tai
- 1. valintaruutua ja Tulosta PDF –painiketta listauksen yläpuolella
Lataa PDF –ikoni ilmestyy näkymän yläpalkkiin (Palaa –ikonin viereen) ja sitä klikkaamalla ilmestyy tulostettava tiedosto näkymän vasempaan alakulmaan (selaimesta riippuen)
2. Aiemman laskun voi tulostaa asiakkaalle siirtymällä Laskut –näkymään ja hakemalla ko. laskun (esim. asiakasnumerolla) listaukselle ja klikkaamalla sen Numeroa laskurivillä.
Valitusta laskusta saa tulostettua
- kuitin Tulosta lasku –painikkeesta (laskun oltava Maksettu -tilassa)
- alkuperäisen Laskun Tulosta lasku LASKU-muodossa –painikkeesta (esim. Maksuhuomautuksen jälkeen)
Tarvittaessa voi vielä tässäkin vaiheessa lisätä yksittäiselle laskulle ja sen tuoteriville tulostuvaa lisätietoa.
Lisätiedot laskulle –kentässä annetaan asiakkaan laskulle näkyviin haluttavat tiedot
- Ne voidaan myös tallentaa Lisää vakiotekstiksi –painikkeesta ja käyttää jatkossakin
- Tallennettujen listaus avautuu Laskun vakiotekstit –painikkeesta ja Valitse –painikkeesta klikkaamalla kopioituu ko. teksti kenttään, jossa sitä voi tarvittaessa vielä muokata
- Poista –painikkeesta tallennettu viesti poistuu käytöstä
Suoramaksu verkkopankissa
Asiakkaille, jotka haluavat laskunsa Suoramaksuna verkkopankin kautta, määritellään asiakaskortille
- Laskun toimitustavaksi VERKKOLASKU
- Aktivoidaan Suoramaksu –kenttä
Laskujen lähetyksen yhteydessä
- Suoraveloitettaville verkkomaksuille luodaan kirjeviestit, joissa kerrotaan automaattisesti tehtävästä suoraveloituksesta
- Kirje lähetetään samalla ajolla kuin itse laskukin
- Tieto kirjelähetyksestä merkitään Laskun lähetetty info –kenttään lokitietona (esim. Itella / Suoramaksuviesti..)
Suoramaksun ilmoitusviestin voi myös tulostaa ja lähettää erikseen Suoramaksuilmoitus -painikkeesta avautuvien
- Tulosta suoramaksuilmoitus -painikkeesta
- Lähetä suoramaksuilmoitus kirjeenä –painikkeesta
Lisää lasku
Tarvittaessa voi lisätä uuden laskun esim. oheistuotteiden myynteihin liittyen
Lisäyksen voi tehdä klikkaamalla Lisää lasku / Lisää uusi lasku -painiketta
- Asiakkaan koontinäkymän Laskut –osion kautta, jolloin asiakkaan tiedot kopioituvat automaattisesti uudelle laskulle
- Laskut –näkymässä
Näkymään avautuu tyhjä laskulomake, johon
- lisätään/muutetaan tiedot tarpeen mukaan ja lasku tallennetaan
- Huomioi, että laskulle luodaan numero vasta kun laskun lähetys on sallittu
- Uusi lasku siis luodaan ja tallennetaan (1. kerralla) Laskunumerolla 0
Laskulle lisätään perustiedot ja maksajan tiedot, jotka voi
- hakea olemassa olevista asiakastiedoista Hae maksajaa –painikkeesta tai
- lisäämällä uuden asiakkuuden Lisää uusi maksaja –painikkeen kautta
Laskutettava tuote/tuotteet lisätään Lisää tuote –painikkeen avulla
Lasku esimerkki 1 - Manuaalinen laskun lisääminen
Voi olla tarve luoda ”ylimääräinen” lasku esim. peruutuksen yhteydessä jolloin
Lasku voi koskea jo ilmestynyttä, mutta maksamatonta lehteä (lähetetty asiakkaalle ennen peruutusta)
Manuaalinen laskun lisääminen asiakkaalle tehdään
1.Haetaan ko. asiakkaan tiedot Etusivun –listauksen kautta
2.Avataan ko. asiakkaan Tilaustiedot Tilaus –sarakkeen nimi -linkkiä klikkaamalla
3.Avataan Laskutuspyynnöt -osion Lisää laskutuspyyntö –toiminto
4.Täydennetään Laskutuspyynnön tiedot ja Tallennetaan
–Lisätään jo lähetetyn julkaisun yksikköhinta ja muut tiedot
5.Täydennetään tarvittaessa myös Tilauksen maksajan tiedot
Lisää laskujen käsittelyn esimerkkejä löytyy Ohjeet / Laskut -kohdan lopusta