Laskut
Pääkuva

Laskut –välilehdellä käsitellään sovelluksen luomia laskuja tai lisätään uudet laskut

Laskut

Laskut –välilehdellä käsitellään sovelluksen luomia laskuja tai lisätään uudet laskut


Pelkkä Hae -painikkeen klikkaus listaa kaikki laskut.
Mikäli laskulla on virheitä, ne näytetään listauksella punaisella värillä (esim. jos laskun eräpäivä on pienempi kuin laskun päivä, näytetään eräpäivä punaisella)


Perushaku toimii Laskun numerolla, jolloin muita hakuehtoja ei huomioida


Muita hakuehtoja voi käyttää yksittäin tai yhdistettynä ja niiden näkyvyys voidaan määritellä asiakaskohtaisesti.
Esim.Yritys ja Laskusarja -kenttiä/valikoita käytetään, mikäli samalla asiakkaalla on tarve eritellä useamman lehden laskutus toisistaan.


Palvelussa voi luoda laskuja myös luonnoksina (nollalaskuja), jotka saadaan omalle listaukselle Nollalaskuja nn kpl
–painikkeella


Näkymässä voidaan listaukselta valitut laskut
-Merkitä lähetetyiksi
-Lähettää sähköpostilla
-Uudelleen lähettää
-Siirtää perintään
-Luoda maksumuistutus


Laskun Numeroa klikkaamalla päästään kyseisen laskun tietoihin käsiksi


Laskurivin Tulostin -kuvakkeesta voidaan tulostaa yksittäinen lasku.


Listausnäkymässä voidaan valita yksitellen tai kaikki laskut kerrallaan, ja esim. tulostaa ne yhteen Excel tai PDF -tiedostoon jatkokäsittelyä varten

Laskut hakukriteerit ja listaus
Muuttuneiden laskujen hakuaikaväli

Maksumuistutukset

Laskut –välilehdellä käsitellään myös erääntyneitä laskuja, joista halutaan lähettää esim. maksumuistutuksia

Muistutuslaskujen lomakkeille lisättävät lehtikohtaiset tekstitykset lisätään Asetukset / Maksumuistutukset –näkymässä

Ennen Muistutuslaskujen luontia tulee varmistaa, että mahdolliset virhetilanteet on korjattu
- Pankki / Lisätyt aineistot – virheelliset
- Suoritukset - info

Valitsemalla esim. Laskun tila –valikosta hakukriteeriksi Erääntynyt ja klikkaamalla Hae -painiketta listataan kaikki laskut, joita ei ole laskun eräpäivään mennessä maksettu
- Valitse kaikki –painikkeella valitaan kaikki listauksella olevat laskut jatkokäsittelyä varten
- Yksittäisen laskun Numeroa klikkaamalla päästään kyseisen laskun tietoihin käsiksi

Erilliset Hae maksumuistutettavat #1 ja Hae maksumuistutettavat #2 –painikkeet listaavat jo lähetetyt maksumuistutukset asiakaskohtaisesti sovittujen eräpäivien laskentakaavojen mukaisesti (esim. laskun Eräpäivä + 14 vrk / Muistutusmaksu #1 Eräpäivä + 7 vrk)

Laskutusajon automatisointi sovitaan asiakaskohtaisesti (esim. kerran viikossa tapahtuvaksi), jolloin sekä alkuperäiset laskut että Maksumuistutuslaskut, luodaan ja lähetetään tausta-ajoina suoraan palvelusta sovittujen määrittelyjen mukaisesti

Listaukselta valituille muodostetaan Maksumuistutuslaskut
- Luo maksumuistutus #1 –painikkeella
- Luo maksumuistutus #2 –painikkeella
- Siirrä perintään –painikkeella, jonka jälkeen valitut laskut eivät ole enää käsiteltävissä palvelussa

Muistutuslaskut luodaan heti painikkeen klikkauksen jälkeen ja sen onnistumisesta näytetään koonti-ilmoitus

Luotujen Muistutuslaskujen Muoto –sarakkeen tila päivittyy esim. Maksum.#1 (klikkaa Hae -painiketta uudelleen)

Myös yksittäisestä laskusta voi luoda Maksumuistutuksen, jolloin valittavana oleva Luo maksumuistutus #1 tai Luo maksumuistutus #2 –painike näytetään ko. laskun Muoto –sarakkeen mukaisen tilan mukaisesti (esim. jos Maksumuistutus #1 on jo lähetetty, niin painike vaihtuu Luo maksumuistutus #2:ksi)

Tarvittaessa voi jo lähetetystä Maksumuistutuksesta tulostaa alkuperäisen Lasku –lomakkeen Tulosta lasku LASKU-muodossa –painikkeen kautta

Maksumuistutusten viestit laskulomakkeilla
Maksumuistutuksien haut
Luodut maksumuistutukset
Yksittäisen laskun maksumuistutus
Esimerkki maksumuistutuksen laskupohjasta

Loppulaskut

Tilauksiin liittyviin Maksumuistutus -laskuihin voidaan lisätä automaattinen päätöskäsittely, mikäli Maksumuistutus #2 –laskua ei ole maksettu

Eräpäivän jälkeen Maksamatta –tilassa oleva Maksumuistutus #2 lasku käsitellään haluttaessa automaattisesti
- Laskun Tuoterivillä mainittu Tilaus katkaistaan lisäämällä Tilaukselle Katkaisupäivä ja syy
- Alkuperäinen lasku hyvitetään kokonaisuudessaan
- Tilauksen Alkupäivän ja käsittelypäivän välissä jaetuista Julkaisuista (kpl) muodostetaan uusi Loppulasku
- Loppulaskun lomakkeelle määritellään halutut lisätiedot
esim. Olemme aikaisemmin lähettäneet tilauksestanne laskun ja kaksi maksuhuomautusta. Tarkistusajon ja kirjanpitomme mukaan emme ole suoritustanne saaneet, tilauksenne on katkaistu 11.05.2021 maksamattomana. Tämä lasku on teille ennen katkaisua toimitetuista lehdistä.
- Loppulasku lähetetään asiakkaalle

Mikäli asiakas ei maksa myöskään Loppulaskua, niin se käsitellään eräpäivän jälkeen automaattisesti
- Määriteltävissä erikseen näiden loppulaskujen käsittelyn alaraja (esim. 5€ pienempiä ei enää käsitellä)
- Avoimet tiliöintierät tiliöidään Maksuhuomautus- ja Luottotappio-tileille

Poikkeukset automaattiseen käsittelyyn:
- Asiakkaiden haluamia Koontilaskuja ei käsitellä automaattisesti, vaan se on tehtävä aina manuaalisesti
- Jos asiakas maksaakin laskun alkuperäisen koko pääoman, jätetään suoritus virhelistalle ja kohdistus käsitellään manuaalisesti samoin kuin tilauksen käsittely (Katkaisun poisto/uusi tilaus ym.)

Nämä katkaistujen tilauksien loppulaskut löytyvät Laskut -listauksen hakukriteereillä Kentästä -valikon vaihtoehdolla Laskuntyyppi ja kirjoittamalla Ehdolla -kenttään "Toimitt"

Samoin ne on katsottavissa Raportit / Automaattiajolla katkaistut tilaukset –painikkeen avulla
- Raportti tulostettavissa Excel-taulukkoon jatkokäsittelyä varten listauksen alla olevalla Lataa KatkaistavatTilaukset_ … -painikkeella

Lisää uusi lasku

Tarvittaessa voi lisätä uuden laskun esim. oheistuotteiden myynteihin liittyen

Lisäyksen voi tehdä klikkaamalla Lisää lasku / Lisää uusi lasku -painiketta
- Asiakkaan koontinäkymän Laskut –osion kautta, jolloin asiakkaan tiedot kopioituvat automaattisesti uudelle laskulle
- Laskut –näkymässä

Näkymään avautuu tyhjä laskulomake, johon
- muutetaan tiedot tarpeen mukaan ja lasku tallennetaan
- Huomioi, että laskulle luodaan numero vasta kun laskun lähetys on sallittu
- Uusi lasku siis luodaan ja tallennetaan (1. kerralla) Laskunumerolla 0

Laskulle lisätään perustiedot ja maksajan tiedot, jotka voi
- hakea olemassa olevista asiakastiedoista Hae maksajaa –painikkeesta tai
- lisäämällä uuden asiakkuuden Lisää uusi maksaja –painikkeen kautta

Laskutettava tuote/tuotteet lisätään Lisää tuote –painikkeen avulla

Asiakkaan koontisivun Laskut -osio
Laskut -näkymän Lisää uusi lasku -painike
Laskun perustietojen lisääminen
Laskun tuoterivin lisääminen

Lasku esimerkki 2

Laskut -näkymässä listatuista ja sen listausosion Numero –sarakkeessa pääsee muokkaamaan valitun yksittäisen laskun tietoja ko. laskun numeroa klikkaamalla


Esimerkiksi suorituksen lisääminen laskulle tehdään:


1.Haetaan ko. asiakkaan tiedot esim. Kentästä/Ehdolla –hakukriteerien avulla Sukunimi/yritys = Asiakkaan sukunimi
tai Laskun numero -hakukentän avulla


2.Avataan ko. laskun tiedot Numero –sarakkeen numeroa klikkaamalla


3.Avataan Myynnit ja suoritukset -osion Lisää uusi suoritus –toiminto


4.Täydennetään tili- ym. Rahamäärätiedot ja Tallennetaan


Lisää suoritus –painike on tarkoitettu maksuihin, jotka saadaan jotakin muuta kautta kuin esim. elektroniset pankkien viitemaksuaineistot (eli mm. käteismaksut).


Liitä suoritus –painike on tarkoitettu maksuihin, jotka saadaan esim. Maventa/Kuluttajalaskut tai pankkien viitemaksuaineistojen kautta (saapunut maksu)

Listaukselle haetut laskut
Muokattavaksi valittu lasku
Tiliöintien päivitys laskulle

Lasku esimerkki 3

Laskut –näkymän hakulistauksen avulla pääsee hakemaan aiemman laskun, josta halutaan lähettää uusi lasku (aiemman pohjatiedoilla)


Voi olla tarve luoda ”korvaava” lasku esim. hyvityslaskun yhteydessä
-Lasku voi koskea asiakas- tai laskutustietojen muuttumista


Esimerkiksi laskun kopioiminen asiakkaalle tehdään:

1. Haetaan ko. laskun tiedot Laskut –listauksen kautta
2. Avataan ko. laskun tiedot Numero –sarakkeen numero -linkkiä klikkaamalla
3. Valitaan haluttu kopio Luo laskusta kopio / Luo laskusta kopio ilman maksajan tietoja –painikkeista
-Vahvistetaan popup-ilmoitus OK
4. Tarkastuksen jälkeen aktivoidaan Laskun tiedot -osiossa muokkaustila Kynä -ikonista
-Aktivoidaan Lähetys sallittu -toiminto
5. Tallennetaan ja
6. Jatketaan L.postitus -toiminnoissa laskun lähettämiseksi asiakkaalle

Listaukselle haettu yksittäinen lasku
Laskun käsittelyn toiminnot
Kopioidun laskun tietojen päivitys
Laskun tiedot Lähetys sallittu -valinta

Lasku esimerkki 4

Laskut –näkymän hakulistauksen avulla pääsee hakemaan aiemman laskun, josta halutaan lähettää uusi osahyvityslasku (aiemman pohjatiedoilla)

Voi olla tarve luoda ”korvaava” lasku esim. hyvityslaskun yhteydessä
- Lasku voi koskea maksutietojen muuttumista osahyvityksen takia
- Hyvittävän laskun tuoterivin summaa voi muuttaa osahyvityksen summalla ja muutos vaikuttaa hyvitetyn laskun maksamatta summaan (eli osahyvityksen jälkeen maksettavaksi jäävä summa).

Esimerkiksi laskun osahyvittäminen asiakkaalle tehdään:

1. Haetaan ko. laskun tiedot Laskut –listauksen kautta
2. Avataan ko. laskun tiedot Numero –sarakkeen numero -linkkiä klikkaamalla
3. Lisätään laskun Maksut ja suoritukset -tiliöinteihin hyvityssummaan liittyvät tiliöinnit Lisää uusi suoritus –painikkeen kautta
a. Lisätään Kassatili S (tai erillinen Kuittaustili) ja Rahamäärä 0,00
b. Lisätään (alkup. tuotetiliöinnissä käytetty) Kuittaustili K ja hyvitettävä Rahamäärä -nn,nn €
c. Lisätään Kulutili T (esim. Luottotappiotili tai vastaava) ja hyvitettävä Rahamäärä +nn,nn €
4. Asiakkaalle lähetetään lasku (uudella jäännössummalla eli Maksamatta osuus), jossa muuttunut Summa -tieto näkyy laskupohjan Pankkisiirto -osassa


Laskun haku käsittelyä varten
Maksut ja suoritukset -osion tiliöinnit
Suoritusten lisääminen tiliöintitileille
Mallitili erillisestä kuittaustilistä

Lasku esimerkki 5

Laskut –näkymän hakulistauksen avulla pääsee hakemaan aiemman Hyvityslaskun, joka halutaan poistaa kokonaan

Voi olla tarve poistaa hyvityslasku kokonaan, vaikka normaalisti ei Hyvityslaskua tulisikaan poistaa
- Esim. aiheeton Hyvityslasku luotu vahingossa

Esimerkki hyvityslaskun poistaminen asiakkaalta tehdään

1. Haetaan ko. Hyvityslaskun tiedot Laskut –listauksen kautta
2. Avataan ko. Hyvityslaskun tiedot Numero –sarakkeen numero -linkkiä klikkaamalla
3. Poistetaan Hyvityslaskun Maksut ja suoritukset -tiliöinneistä kaikki tiliöinnit
- Klikkaamalla yksitellen rivien lopussa näkyvää ympyröityä X -ikonia
4. Poistetaan Hyvityslaskun kaikki Tuoterivit
- Klikkaamalla yksitellen rivien lopussa näkyvää ympyröityä X -ikonia

5. Palataan hakemaan ko. alkuperäisen laskun tiedot Laskut –listauksen kautta (Laskunro näkyy Hyvityslaskun yläosan tiedoissa)
6. Avataan ko. alkuperäisen laskun tiedot Numero –sarakkeen numero -linkkiä klikkaamalla
7. Poistetaan ko. alkuperäiseltä laskulta liitos hyvityslaskuun Poista hyvityslasku-liitos –painiketta klikkaamalla (lomakkeen alaosassa)

Haetaan Hyvityslasku -hakukriteerillä listaukselle
Poistetaan Tiliöinnit ja Tuoterivit hyvityslaskulta
Hyvityslaskun yläosassa näkyvä alkuperäinen Laskunro
Alkuperäisellä laskulla näkyvä Poista hyvityslasku-liitos -painike

Tiliöintien muokkaus esimerkkejä

Tiliöinnin käsittely -valikossa näkyvät Tilien/Tiliöintien numerot ja nimet määritellään Asetukset / Tilit näkymässä

Esim. 1: Maksumuistutuksen lisämaksun kirjaaminen laskun tiliöinteihin:
- Maksettu 50,00 €, Lasku 45,00 €, Maksumuistutus 5,00 € kirjataan
- Pankkitilille (S) +50,00 €
- Tilausmyyntisaamiset (K) -45,00 € (kuittaa laskun maksetuksi)
- Muistutusmaksu-tilille (T) -5,00 €

Esim. 2: Maksamattoman Maksumuistutuksen kirjaaminen laskun tiliöinteihin:
- Maksettu 45,00 €, Lasku 45,00 € + 5,00 € Maksumuistutus kirjataan
- Pankkitilille (S) +45,00 €
- Tilausmyyntisaamiset (K) -50,00 € (kuittaa laskun maksetuksi)
- Muistutusmaksu-tilille (T) +5,00 €

Esim. 3: Liian vähän maksetun summan kirjaaminen laskun tiliöinteihin ja uusi lasku:
- Maksettu 35,00 €, Lasku 50,00 € kirjataan
- Pankkitilille (S) +35,00 €
- Tilausmyyntisaamiset (K) -35,00 € (kuittaa laskun maksetuksi)
- Maksamatta summaksi jää 15,00 €
- ko. lasku lähetetään uudelleen asiakkaalle (Pankkisiirto-osassa näkyy Maksamatta summa)

Esim. 4: Liian vähän maksetun summan kirjaaminen laskun tiliöinteihin ja laskun kuittaaminen maksetuksi:
- Maksettu 35,00 €, Lasku 50,00 € kirjataan
- Pankkitilille (S) +35,00 €
- Tilausmyyntisaamiset (K) -50,00 € (kuittaa laskun maksetuksi)
- Luottotappio-tilille (T) +15,00 € (jos loppuosaa ei haluta periä asiakkaalta)

Esim. 5: Liian suuren summan kirjaaminen ja maksu takaisin asiakkaalle:
- Asiakas maksanut 80,00 €, vaikka Lasku oli 50 € korjataan
- Pankkitilille (S) +80,00 €
- Myyntisaamisiin (K) -50,00 € (kuittaa laskun maksetuksi)
- Pankki-/Siirtokulutililtä (T) -30,00 € (30,00 € maksetaan takaisin asiakkaalle)

Esim. 6: Osahyvityksen kirjaaminen laskun tiliöinteihin:
- Alkuperäinen lasku 100,00 €, josta sovittu maksettavaksi 80,00 € kirjataan
- Pankkia vastaava Kuittaustili (S) 20,00 €
- Myyntisaamisiin (K) -20,00 € (kuittaa hyvityksen laskulta maksetuksi)
- Maksamatta summaksi jää 80,00 €
- ko. lasku lähetetään uudelleen asiakkaalle (Pankkisiirto-osassa näkyy Maksamatta summa)

Esim. 7: Osasuorituksen kirjaaminen laskun tiliöinteihin:
- Alkuperäinen lasku 100,00 €, josta maksettu vain 80,00 € kirjataan
- Pankkitilille (S) +80,00 €
- Myyntisaamisiin (K) -80,00 € (kuittaa osasuorituksen laskulta maksetuksi)
- Maksamatta summaksi jää 20,00 €
- ko. lasku lähetetään uudelleen asiakkaalle (Pankkisiirto-osassa näkyy Maksamatta summa)

Esim. 8: (kokonaan) Maksamatta jääneen laskun kirjaaminen:
- Asiakkaan alkuperäinen Lasku oli 50 € kirjataan
- Pankkitilille (S) +0,00 €
- Myyntisaamisiin (K) -50,00 € (kuittaa laskun maksetuksi)
- Luottotappiot (T) +50,00 €

Esim. 9: Paytrail provision kirjaaminen laskun tiliöinteihin:
- Asiakas maksanut 50,00 €, mutta Paytrail tilittänyt 48,50 € kirjataan
- Pankkitilille (S) +48,50 €
- Myyntisaamisiin (K) -50,00 € (kuittaa laskun maksetuksi)
- Pankki-/Siirtokulutililtä (T) +1,50 €

Esim. 10: Useampi (erilliset laskut) maksettu yhdellä laskulla ja niiden kirjaaminen yksittäisten laskujen tiliöinteihin:
- Esim. Lasku1 100,00 / Lasku2 50,00 / Lasku3 150,00

- Lasku1:lle 300,00 € kirjataan
- Pankkitilille (S) +300,00 €
- Tilausmyyntisaamiset (K) -100,00 € (kuittaa laskun maksetuksi)
- Siirto-/Kuittaustilille (T) -50,00 € (Lasku2)
- Siirto-/Kuittaustilille (T) -150,00 € (Lasku3)

- Lasku2:lle 50,00 € kirjataan
- Pankkitilille (S) 0,00 €
- Tilausmyyntisaamiset (K) -50,00 €
- Siirto-/Kuittaustilille (S) 50,00 €

- Lasku3:lle 150,00 € kirjataan
- Pankkitilille (S) 0,00 €
- Tilausmyyntisaamiset (K) -150,00 €
- Siirto-/Kuittaustilille (S) 150,00 €

Tiliöinnin lisääminen laskulle
Aiemman tiliöinnin käsittely
Tiliöintitilit määritellään asetuksissa